六、机要工作程序及要求

（一）收文：

1、受到文件首先要检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因并向发文机关报告。

2、收文后及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错。

3、各种文件、资料要分别登记，注清来文日期、文件号、编号、标题、份数、发放范围。

（二）发文：

1、根据发文要求，确定校内发放范围和发放份数。

2、领取文件要有签收手续。

（三）送阅：

1、省军级文件共2份，校党委正副书记、正副校长（副局级以上领导）到机要室阅文。

2、机要秘书在领导阅文后及时收藏，避免阅文范围的扩大。

（四）借阅：

1、建立借文登记本。

2、借出文件时，应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定。

3、双方核对清楚文件名称、编号、履行签字手续。

4、还文时，经核对无误后，立即注销。

（五）回收和销毁：

1、每年九月底以前，学校各单位将上一年度的文件整理退回党 办。

2、由机要秘书清点，查收，注销后按照市机要局的通知到指定的造纸厂销毁。

3、按规定可留存的文件送档案馆保管。