党委办公室各项工作程序及要求
1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：
（1）审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定，是否附有填写清楚的“同济大学内部请示报告”单。
（2）进行收文登记。
（3）按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。
（4）按领导的批示意见办理。
（5）将领导的意见摘录到收文登记簿上。
一、公文处理程序及要求
（一）收文：一般环节为拆阅——登记——填写承办（传阅）单——送交领导签批——按领导意见办理——归档。
（6）将处理完毕的来文退还报送单位。
2、上级领导部门来文的处理程序：
（1）通知、指示类的文件应在登记后将“中共中央文件处理单”或“中共上海市委文件阅办单”贴附在文件首页前。
（2）交党办主任签写办公室拟办意见。
（3）按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。
（4）将领导批示摘录到收文登记簿上。
（5）检查来文的办理、落实情况。
（6）将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。
3、 校外单位来往函件的处理程序：
凡标有“同济大学党委收”、“同济大学党委办公室收”或其 他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办秘书均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：
（1）属于群众来信的，按信访工作程序处理。
（2）属于函调的，转交组织部处理。
（3）党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。
（4）属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处；一般的由秘书处理。
（5）将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。
（二）收文工作要求：
1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。
2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。
3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。
4、组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。
5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。
6、及时催办，定期检查文件承办情况。
（三）发文：一般环节为拟稿——核稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。
1、拟稿：
（1）党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决 议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。
（2）正文首页应使用“同济大学（ ）稿”纸。
（3）书写格式、行文规则应遵照执行上级及《同济大学关于公文处理的若干规定》（同办字〖96〗14号）。
2、核稿：由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。
（1）党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。
（2）一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。
3、签发：
（1）送领导签发的应是校核、修改并誊清后的稿件。
（2）以党委名义上报或下发的文件、《同济简报》由党委书记或主管副书记签发。
（3）党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。
（4）以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。
4、编号：
（1）以党委名义专项上报的材料编号为：同委（ ）第 号。
（2）以党办名义专项上报的材料编号为：同委办（ ）第 号。
5、打印：经签发、编号后的文件送交打字室打印。
6、校对：一般由党办秘书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。
7、印制：
（1）校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。
（2） 党委工作计划、学习安排等印数为150份；《同济简报》印60份；上报文件视需要定。
8、盖章：
（1）以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。
（2）以党办名义发出的文件，由党办主任或副主任签字后，盖党办印章。
9、送发：
（1）一般党委文件应上报国家教育部党组、中共上海市教育党委等上级机关；下发校内机关各部处、基层党委（党总支、直属党支部）；送本校领导。
（2） 党办文件报校领导，发机关各部处、基层党委（党总支、直属党支部）。
（3）《同济简报》主要报送国家教育部办公厅、社政司，上海市委办公厅综合处、上海市教育党委、上海市教委，各有关新闻单位，学校党政领导。《党办信息》主要报送学校党政领导及有关单位和部门。
10、归档：
（1）平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。
（2）按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。
（3） 按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好，拆去金属钉，在每页外侧上角用号码机编号。
（4）用计算机按照存档要求打印卷内目录。
（5）每年6月底前，将上一年度的档案移交学校档案馆。
（四）发文工作要求：
1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。
2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。
3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。
4、发送文件要力争快捷，注意时效。
二、会务工作程序及要求
（一）党代会
1、大会的任务：
（1）听取和审议学校党委、纪委工作报告以及行政工作报告。
（2） 讨论学校重大问题并作出决定。
（3）选举下一届党委会、纪委会委员或选举上级党的代表大会代表。
2、大会的准备：
（1）根据党章规定，党的基层委员会由全体党员或党员代表大会选举产生，每届任期三棗四年。因此，在本届党委即将届满时，应召开党委会讨论通过“关于召开下一次党代会的决定”，以及“代表产生办法及代表名额分配方案”、“列席人员范围”等事项。
（2）由组织部拟稿，以学校党委名义就召开下一次党代会的报告，报请中共上海市委审批，并抄报国家教育部党组。
（3）党代会原则上由党委办公室和党委组织部承办，一般应成立大会筹备组，以党办、组织部的同志为主，适当抽调其他部门的有关同志组成。
（4）准备大会文件材料，包括：党委工作报告、纪委工作报告、行政工作报告、大会选举的有关材料、提交党代会讨论的重要文件材料等。
（5） 召开基层党委（总支）书记会议，向各基层党委（总支）、直属党支部布置有关工作，印发“代表名额分配决定”和“代表产生办法”以及列席人员的范围等通知。
（6）各党支部选举出席党代会的代表并汇总到基层党委（总支），交大会筹备组。
（7）各单位组织代表酝酿推荐下届党委委员和纪委委员候选人名单。
（8）本届党委酝酿推荐下届党委委员和纪委委员候选人名单。
（9）学校党委向上海市委报告大会准备工作情况。
（10）汇集代表名单及代表情况统计表，准备“代表资格审查情况报告（草案）”。
（11）代表分团、确定临时召集人名单；为各代表团安排联络员,负责分团讨论时的记录。
（12）确定主席团成员和大会正、副秘书长（建议）名单及代表资格审查委员会（建议）名单、列席人员名单。
（13）成立大会秘书处，可分为文件组、会务组、宣传组，分别负责大会各类事项。
（14）接到市委同意召开大会的批复后,大会即可如期举行。
（15）给大会代表发出文件袋,内装：党委工作报告、纪委工作报告、行政工作报告；大会主席团成员、大会秘书长、副秘书长名单（建议）；大会代表分团名单及各团临时召集人名单；大会日程和注意事项；大会所需证件（代表证、签到证等）。
（16）向上级党委领导及校内各民主党派负责人发请柬。
（17）向列席代表发大会日程和主要报告及列席证。
（18）布置大会会场：
A、主席台上安排主席团成员和到会的上级领导及重要来宾的座位和桌签。
B、在主席台左侧安置发言席。
C、主席台上方悬挂会标（横幅）“中国共产党同济大学第 次代表大会”。
D、后台幕布正中挂党徽，两侧各插五面红旗。
E、台前摆放鲜花。
F、会场门口设代表签到桌；贵宾休息室门口安排领导、来宾留字处。
G、通知有关部门落实音响、录音、录象、摄影等项工作。
H、请党委领导检查会场。
3、大会正式举行
（1）开幕式前一天召开预备会。
A、通过大会议程。
B、报告党代会准备工作情况。
C、报告代表资格审查情况。
D、通过大会主席团成员、大会秘书长、副秘书长名单。
E、会后各代表团选举正副团长。
（2）预备会议后召开第一次主席团会议。
A、选举主席团主席；
B、通过大会主席团执行主席分组名单。
（3）举行第一次全体代表大会（开幕式）。
会前向代表发放大会执行主席分组名单和代表资格审查情况报告。
会议议程：
A、主持人宣布“中国共产党同济大学第 次代表大会开幕”，全体起立唱国际歌。
B、致开幕词。
C、听取上届党委工作报告。
D、听取上届纪委工作报告。
E、听取校长作的行政工作报告。
F、上级党委领导讲话,来宾发言。
（4）开幕式后安排2?次代表团分团会议,进行讨论,此间应向代表发出大会选举办法（草案），总监票人、监票人建议名单，下届党委委员和纪委委员候选人建议名单及介绍，大会决议（草案）等材料。
讨论内容：
A、审议三个工作报告及新一届党委委员、纪委委员候选人名单；
B、讨论选举办法、总监票人和监票人名单、大会决议（草案）。
（5）与代表团分团交叉召开2?次主席团会议。
A、听取各代表团汇报讨论工作情况；
B、讨论和通过大会选举办法（草案）及上届党委提出的新一届党委委员和纪委委员候选人（建议）名单；
C、听取各代表团汇报候选人酝酿名单并确定本届两个委员会正式候选人名单；
D、讨论提出和通过大会选举总监票人和监票人名单；
E、通过大会决议草案。
（6）召开第二次全体代表大会，进行大会发言。
（7）召开第三次全体代表大会（闭幕式）。
向大会代表发放下届党委委员和纪委委员正式候选人名单及介绍、大会决议（草案）（经过代表团讨论的修改稿）。
会议议程：
A、主席团执行主席介绍候选人情况；
B、通过新一届党委和纪委正式候选人名单；
C、通过大会选举办法及总监票人、监票人名单；
D、总监票人宣布选举注意事项；
E、进行投票选举；
F、计票时，由组织部负责人向大会报告党费使用情况；
G、总监票人公布选举结果；
H、通过大会决议；
I、致闭幕词,宣布大会闭幕。
4、会后收集、整理出会议提案或代表意见。
5、整理会议材料，立卷归档。党代会档案应永久保存。内容包括：
（1）大会筹备工作情况及上级党委的批复。
（2）发给代表的全套文件材料及代表证式样。
（3）大会选举结果报告。
（4）大会决议。
（5）开幕词、闭幕词、上级党委领导讲话。
（6）选票式样。
（7）各种会议记录。
（8）新一届党委和纪委的第一次全体会议的选举结果及向上级党委的报告。
（二）常委会
我校党委常委会议的任务是在党委书记主持下（书记不在时可委托一位常委）讨论决定学校党政工作中的重大问题。
1、会议议题：
（1）学习讨论上级重要指示、文件和会议精神,研究贯彻落实意见；
（2）学校办学方针、指导思想、总体规划、重大改革方案和措施；
（3）学校重要规章制度的建立、修订和废止；
（4）学校学年、学期工作计划和工作总结要点；
（5）学校党的建设、思想政治工作中的重大问题和教学、科研等方面重要活动的安排；
（6）学校重大奖惩事宜的审定及市、部级先进模范称号的审查推荐；
（7）学校行政监察、人事、基建、财务、审计等重要问题的审议；
（8）全校性各种委员会、领导小组的设置、调整及其主要成员的确定和调整；
（9）学校院、系（所）部处等机构的设置调整及其干部的任免；
（10）书记办公会和校长办公会提请常委会讨论的重要问题；
（11）党委书记认为需要讨论的其他重大问题。
2、议题确定的程序：
（1）党委常委会每次会议的议题由各位常委提出，并在会议前一周的星期四之前提交党办，经常委会主持人审核后列入会议议题。
（2）列入会议的议题事前要做好充分准备，一般要有文字材料，在会前发给各位常委审阅。会上由分管的常委对所列的议题加以说明，特殊情况下也可请有关方面的负责人列席会议作补充说明。
（3）对未列入议题的临时动议，会议一般不予讨论。如时间允许，可通报一些重要情况。
3、会务要求：
（1）原则上规定每周一下午召开一次常委会。
（2）参加会议记录的工作人员，应向各位参加会议人员发出书面通知。
（3）参加会议人员为：党委常委；非常委的现职校领导；根据会议内容临时邀请的人员。
（4）做好会议前的各项准备工作（会议室、开水等）。
（5）党办主任（副主任）负责会议记录和简报的整理。
（三）书记办公会
我校书记办公会是在党委书记的主持下（书记不在时可委托一位副书记主持），讨论决定学校党的日常工作中的重大问题。
1、会议议题：
（1）学习党的重要文件；
（2）研究制定学校党的思想建设、组织建设和作风建设的具体措施；
（3）党的建设方面各项制度的建立和修订；
（4）党委各部门日常主要工作的安排和总结；
（5）研究制定党委常委关于学校党的工作决定事项的具体实施意见和方案；
（6）研究通报思想政治工作的情况和问题；
（7）研究学校党内奖惩事宜，提交常委会审定；
（8）党委书记、副书记认为需要讨论的其他重要问题。
2、议题确定的程序：
（1）书记办公会每次会议的议题由书记、副书记提出，经会议主持人审核后列入会议议题。
（2）列入会议的议题，事前要做好准备，一般要有文字草料，会前送到与会人员手中，对所要解决的问题涉及几个部门的，事先要征求意见，提出解决问题的具体方案。
3、会务要求：
（1）书记办公会成员由书记、副书记、党委各部部长、校纪委主持工作的副书记、党办主任及校工会、校团委负责人组成。列席人员根据会议议题，临时由主持人确定。
（2）会前向与会人员发出书面通知，包括时间、地点、议题等。
（3）党办主任（副主任）负责会议记录。
（4）准备好会议室、开水。
（四）中心组学习会
1、内容：学习邓小平理论，结合形势学习党的方针、政策。
2、参加人员：现职校级领导、校长助理、校级巡视员等。
3、会务要求：
（1）印发书面通知；
（2）准备学习材料；
（3）党办主任（副主任）负责记录；
（4）会后根据需要整理简报；
（5）准备会议室、开水。
（五）中层党政干部会
1、内容：传达、讨论上级重要文件和有关会议精神；布置学校重要工作。
2、参加人员：全校副处以上现职党政领导干部。
3、会务要求：
（1）会议前一周的周五前，由“两办”在“一周会议安排一览表”中通知，遇紧急情况时，由“两办”电话通知。
（2）由“两办”负责会议签到。
（3）准备会议场、扩音、开水等。
（4）由“两办”会务秘书负责记录，必要时整理会议简报。
（六）领导干部民主生活会
1、内容：根据上级的要求，联系形势和学校工作，交流思想，开展批评与自我批评。
2、参加人员：校党委正副书记、正副校长、党委常委。
3、会务要求：
（1）发出书面通知；
（2）准备会议室；
（3）党办主任（副主任）负责记录，会后由纪委将记录和报告经党委书记审阅后，上报国家教育部纪检组、监察局；上海市纪委、监委；上海市教育纪委、监察处。
三、信息工作程序及要求
信息工作的主要内容包括信息的收集、处理、报送、存档和反馈等方面。
（一）收集信息的重点
1、贯彻落实党中央、国务院、中共上海市委、上海市政府的重大决策、重要工作部署的情况。包括贯彻落实的思路、部署、措施和效果；干部群众的反映、要求和建议；贯彻落实中出现的新情况、新问题；对修正、完善有关决策的建议等。
2、学校党政领导机关的重要决策、工作部署；上级和学校领导到基层检查工作、调查研究的情况及在有关会议上的重要讲话及贯彻落实情况。
3、学校各院、系（所）、部（处）及附属单位的重要会议、重要活动，工作中索取得的新成就，提出的新思路、总结的新经验、出现的新情况以及遇到的新问题等。
4、学校师生员工苗头性、倾向性的思想动态和对重大社会动态、突发事件的反映。
5、师生员工对学校工作的建议、呼声，特别是一个时期干部、群众最关心、议论较多、意见较大的热点问题。
6、其他需要向校领导反映的重要信息。
（二）信息的处理
1、将收集到的信息迅速鉴别、筛选、分类、编辑。
2、选择确定信息刊物种类。
（1）、反映学校近期内出现的重大事件、工作中存在的困难和问题、重要的教学、科研、思想动态，应编发《党办信息》，该刊仅供校领导参阅。
（2）、近期内学校开展的重要工作和活动，以及值得推广的经验等应编发《同济简报》。
3、信息的报送和存档
（1）各院系和有关的部处，应及时向党办、校办报送书面信息，遇有较为紧急且重大的信息，亦可通过电话报送。
（2）以学校名义向上级领导机关报送的信息，由党委办公室通过传真、口头汇报、专人送达、机要投递等手段及时传递。
（3）信息刊物、资料由党办机要秘书按年度分类装订、立卷、归档。
（三）信息工作的要求
1、了解信息要深入实际、认真调查，做到报送的信息准确无误。
2、各种信息刊物在刊印、正式发送之前的各个环节都要经严格审核，办理签发手续。
3、建立必要的保密制度，严格控制传递范围。对上报、下发的信息材料，眼严格按照规定的范围传递，不要随意扩大传递范围。
4、要保证信息的时效，及时收集、编辑、送审、发出。
四、信访工作程序及要求
正确处理群众来信来访是党委办公室的一项经常性的重要工作，必须有领导主管、专人负责。主要程序是：
（一）群众来信
1、登记：受到来信要及时拆阅，并进行登记。
2、提出拟办意见：
（1）对学校工作提出建议和意见等问题的来信，经党办负责同志阅后，送主管校领导阅批，按领导指示处理。
（2）对揭发、检举干部、党员违反党纪国法的来信，转纪委处理，其中反映中层干部问题的信件，还要送主管组织工作的书记和组织部阅。
（3）反映一般问题的信件，转有关职能部门处理。
3、检查、催办：
（1）群众来信一般应在三个月内给予回复。如有特殊情况不能按时处理完的，承办单位应在三个月内向党办说明情况。
（2）对于转交有关部门处理的信件，如承办单位在规定的时间内没有回复，党办要及时催办，检查处理情况。
（3）对于承办单位返还的群众来信处理结果，党办应认真进行审查。合乎标准的（即情况已经查清，问题已经按政策作出处理，并已向来信人作了交待）才能结案，否则退回承办单位重新处理。
（二）群众来访
1、了解来访者的姓名、身份、反映问题，做好接待记录。
2、按群众来信的程序处理。
（三）信访工作要求
1、做到接待热情、看信认真、转信及时。
2、严格按党的方针政策办事，既坚持原则，又要平等待人。
3、对揭发、检举类的信访，要注意保密，保护揭发人。
4、要经常对群众来信中反映的带普遍性、倾向性的问题加以综合研究，及时向领导反映，提供给有关部门参考。
5、在“件件有结果”的基础上，将重要的信访材料整理、归档。
五、接待工作程序及要求
接待工作要求做到热情、细致、周到。一般为“对口”接待。党委办公室负责接待的主要有国家教育部有关部门、上海市委、市教育党委等上级主管部门来校检查工作或举行会议；兄弟院校党委部门人员来校参观、访问等。接待程序为：
（一）向主管书记汇报来校人员的单位、职务、来校目的、来校时间，请示我校接待人员名单。
（二）安排来校人员的住宿、用餐、用车（必要时还需安全、医疗）、回程车（机、船）票和接送等事项。
（三）根据来校人员的行程、目的、安排打印日程表。
（四）打印接待人员名单及有关材料。
六、机要工作程序及要求
（一）收文：
1、受到文件首先要检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因并向发文机关报告。
2、收文后及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错。
3、各种文件、资料要分别登记，注清来文日期、文件号、编号、标 题、份数、发放范围。
（二）发文：
1、根据发文要求，确定校内发放范围和发放份数。
2、领取文件要有签收手续。
（三）送阅：
1、省军级文件共2份，校党委正副书记、正副校长（副局级以上领导）到机要室阅文。
2、机要秘书在领导阅文后及时收藏，避免阅文范围的扩大。
（四）借阅：
1、建立借文登记本。
2、借出文件时，应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定。
3、双方核对清楚文件名称、编号、履行签字手续。
4、还文时，经核对无误后，立即注销。
（五）回收和销毁：
1、每年九月底以前，学校各单位将上一年度的文件整理退回党办。
2、由机要秘书清点，查收，注销后按照市机要局的通知到指定的造纸厂销毁。
3、按规定可留存的文件送档案馆保管。
七、印、信管理要求
（一）“中共同济大学委员会”印章的使用规定：
1、出国政审用章：由主管书记签批后，在政审批件和政审表上加盖。
2、以党委名义上报、印发文件，按党委书记签发的范围用印。
3、党委各部承办的文件需用印时，先经主管书记签字，再到党办登记，注清文件名称、份数、时间、签批人、经办人。
4、其他事由均须主管书记批准后，方可用印。
（二）“中共同济大学委员会办公室”印章使用规定：
1、以党委办公室的名义上报或印发文件，由党办主任签发后用印。
2、其他事由需用党办印章的，一律须经党办主任同意。
（三）同济大学介绍信的使用范围：
1、党委领导、党办人员外出办公时使用；
2、新建或更名的基层党委（总支）、直属支部在刻制印章时使用；
3、参加会议时使用。
（四）使用同济大学印信要注意：
1、严格按规定的范围使用；
2、不能开出空白介绍信；
3、严格审批手续；
4、盖印时应骑年压月、上大下小。
八、国家教育部、上海市教育党委电话和传真处理程序
（一）接到电话和传真时，应记录传真编号、来话时间、来话单位及受话人姓名。
（二）认真记录电话内容，记录完毕后应复述一遍，与发话人核对无误后方可挂断电话。
（三）根据电话和传真内容，属职能部门的工作，直接转达给职能部门，并填写处理结果；需领导阅示，先送党办主任阅，再送主管书记，按书记指示办理。
（四）接传电话要准确、迅速、及时，不得拖延时间，如下一个单位无人接电话时，可将其越过，再传下一个单位，同时报告国家教育部、上海市教育党委的来话部门（单位）。
九、党委领导参加重大活动安排的要求
（一）除学校组织的活动外，各单位拟邀请党委领导参加的学术活动或其他礼仪庆典活动，均需在活动举行前一周以书面形式通知党办。
（二）党办根据活动内容和时间，按照归口分工的原则向有关领导汇报并安排参加活动。
（三）需要领导讲话的，由主办单位提供讲话稿，交党办核稿后，送有关领导参考。
（四）全校范围的活动，如迎新会、毕业典礼、校运动会等一般要求在校的领导都出席。
